BİRİMLER
YÖNETMELİK

ATAKUM BELEDİYESİ

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar

 AMAÇ:

 MADDE 1. Bu Yönetmeliğin amacı; Atakum Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev,  çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

 KAPSAM:

 MADDE 2. Bu yönetmelik, Atakum Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün; görev ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

 YASAL DAYANAK:

 MADDE 3. Bu yönetmelik,  5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak düzenlenmiştir.

 TANIMLAR:

 MADDE 4. Bu yönetmeliğin uygulamasında; 

 a) Başkan             : Samsun Atakum Belediye Başkanını

b) Meclis             : Samsun Atakum Belediye Meclisini         

c) Belediye         : Samsun Atakum Belediye Başkanlığını,

d) Müdürlük      : Samsun Atakum Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

e) Personel        : Samsun Atakum Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

 İKİNCİ BÖLÜM  

Müdürlük Görev Alanı, Yönetim ve Yetkileri

MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI

MADDE 5. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev alanı aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir.  

  1. Tüm birimlerin kendi çalışma esaslarına göre hazırlanmış olan Otomasyon Programının sorunsuz çalışmasını ve birimler arası ortak olan konularda veri formatları oluşturarak, birimlerin ihtiyacı olan programsal değişiklerin yapılmasını sağlamak,
  2. Tüm bilgisayar donanımı arızalarının ve donanım ihtiyacının giderilmesini sağlamak,
  3. İlçemiz sınırları içerisindeki tüm bağımsız birimlerin, ilgili birimlerce tespiti ile koordinasyonu sağlayarak, taşınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki diğer bilgilerin ilişkilendirilmesini gerçekleştirmek,
  4. Destek Hizmetleri sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatın verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak,
  5. Başkan, Başkan Yardımcıları ve müdürlerin hazırlamış oldukları taslakların programsal altyapısını sağlayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini sağlamak,
  6. Belediyenin çeşitli birimlerinden gelen, süresi dolmuş evrak ve dosyaları, bir sisteme bağlayarak çıkartılacak dosya fihristlerine göre dökümünü yaparak arşivleyip Kurum Arşivinde muhafaza etmek.

 YÖNETİM

 MADDE 6. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev dağılımı şeması aşağıdaki şekilde oluşmuştur:

a) Destek Hizmetleri Müdürü

b) Satınalma Servisi

c) Makine İkmal Servis

d) İdari Büro

 YETKİLERİ

 MADDE 7.

 A) Destek Hizmetleri Müdürünün Görevleri:

 

  1. Harcama biriminin ilgili yıla ait bütçesini hazırlar yine ilgili yılın taşınır kesin hesabını ilgili birime  gönderir.
  2. Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur ve performansını sağlar,
  3. Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder,
  4.  Alt kademelerden gelen evrak ve bilgileri kontrol eder, varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar,
  5. Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak örnek model oluşturur,
  6. Personelin görev tariflerindeki belirtilen işleri yerine getirip getirmediğini üç ayı geçmeyen periyotlarla kontrol eder,
  7. Alt Birim şefleri arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan yetkililerin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
  8. Personelin gizli sicillerini doldurmak; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
  9. Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek,
  10. Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
  11. Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,
  12. Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
  13. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
  14. Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek,
  15. Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak,
  16. Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
  17. Alt Birim Şefleri, görev ve çalışmaları bakımından müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
  18. Müdür, müdürlük personelinin devam/devamsızlığından sorumludur.
  19. Personelinin moralini en yüksek seviyede tutarak, daha azimli çalışmaya, daha başarılı olmaya teşvik eder, motivesini sağlar.
  20. Emirlerini kademe atlamadan iş ile ilgili kendisine doğrudan bağlı çalışanlara verir,
  21. Mevcut faaliyet planına göre Müdürlük faaliyetlerini kısa periyotlarla kontrol eder,
  22. Bu yönetmelikte Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirtilen tüm görevlerin, etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden, ilgili mer’i mevzuata uygun icra edilmesini, denetlenmesini ve raporlanmasını sağlar,
  23. Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak iş akışını sağlar; personelin çalışmalarını organize eder,
  24. Personelin mesai ve çalışmasını denetler, çalışmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirler alır,
  25. Müdür; emrindeki birimlerin çalışmalarını düzenler ve kontrol eder.
  26. Müdürlüğün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,
  27. Müdürlüğün yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılacak veya yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alımlarının yürürlükte olan Kanun ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol ve denetimi ile muayene ve kabul işlemlerini yapar, hak ediş dosyalarını hazırlatır,
  28. Hurda Malzemelerinin 2886 Devlet İhale Kanun’unca satışın yapılması için gerekli çalışmayı yapar, ve Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında gerekli evrakları hazırlayarak Mali hizmetler müdürlüğüne gönderir.  
  29. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre satınalma işlemlerini yürütür
  30. Başkanlığa bağlı, diğer birimler arası işbirliğini ve koordineyi sağlar,

 B) Satınalma Servisi: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

 

  1. Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışını takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  2. Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak
  3. Yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerin kullanılmasının temin edilmesi, Tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  4. Biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı olarak satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  5. Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlama 

C) Makina ikmal Servis: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

 

  1. İşçi sağlığı ve iş güvenliği için gerekli tedbirlerin alınmasını ve bu konudaki mer’i mevzuata uygun çalışılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  2. Müdürlük hizmet binası ve atölyenin temizlik, aydınlanma, ısıtma, bakım, onarımı hizmetlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek den sonuçlandırılmasını sağlamak
  3. Resmi tören, anma ve sosyal etkinliklerde tören alanlarının düzenlenmesinde platform, afiş ve pankart asılmasını ve taşınmasını yardımcı olmak,
  4. Belediye'ye ait iş makinelerinin ve araçlarının, binek otolarının, kamyonların, minibüslerin, otobüslerin, kamyonetlerin, atölyede bulunan tesisat, makine ve teçhizatların bakımı ve onarımlarının imkânlar dâhilinde yapılarak aktif hale getirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  5. Birimi tarafından yapılamayan bakım ve onarım çalışmalarının dışarıda yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  6. Bakım ve onarım hizmetlerinin azami verim, asgari fire ile eksiksiz ve zamanında gerçekleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  7. Atölyenin tesis, makine ve teçhizatının bakım ve onarımının yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  8. Makine ve teçhizat arızalarının en kısa zamanda giderilmesini sağlamak,
  9. Belediye'nin çeşitli birimlerinin faaliyetlerinde kullanılan, çöp sepetleri, tören tribünleri vb. imalat işlerinin yapılması ve yaptırılmasını sağlamak,
  10. Belediyeye ait araçların ve iş makinelerinin planlı ve arıza bakımlarının yapılması ve kayıtlarının tutulması işlemlerinin yapılmasını, arızalı olduğu bildirilen araç ve iş makinelerinin her türlü bakım ve onarımının yapılmasını kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  11. Kendisine daha önceden haber verilen eğitim, toplantı vb. organizasyon programlarına uygun olarak, servis araçlarının hazır bulundurulması, bu organizasyonlara katılacakların, istenen saatte belirlenen yere bırakılması ve organizasyon sonrasında yine belirlenen saatte Belediye'ye veya belirlenen yerlere bırakılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  12. Araçların bakım ve onarım hizmetlerini yürüten çalışanların çeşitli eğitimler alması, yetiştirilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
  13. Malzeme kullanımlarındaki hataları engelleyici önlemler alınmasını sağlamak,
  14. Hizmet dışı bırakılacak veya hurdaya ayrılacak araç ve iş makinelerinin her türlü işlemlerini yürürlükte olan kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yürütmek ve sonuçlandırmak.
  15. Herhangi bir trafik kazasında gerekli yasal işlemlerin yapılmasını sağlamak,
  16. Sevk ve idaresindeki araçların en ekonomik kullanılması için gerekli tedbirleri almak, takip ve kontrol etmek,
  17. Arızalı olan araç ve iş makinelerinin onarımları için gerekli yedek parçaları temin etmek,  temin edilen yedek parçaların kullanımına uygun olup olmadığını kontrol etmek,

 

  1. Müdürlük bünyesinde kurulacak olan hasar tespit komisyonunca hasara uğrayan araç ve makinelerinin hasar durumlarını tespit etmek ve gerekli raporu düzenlemek .
  2. Başkanlıkça onaylanmış çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzeme, gereç, yedek parça ve öteki bütün ihtiyaçları temin etmek, zamanında ve istenilen yerde bulundurulmasını sağlayacak tedbirleri almak.
  3. Müdürlük bünyesinde mevcut veya sonradan açılacak çeşitli atölyelerin verimli ve ekonomik olarak çalışmalarını düzenlemek ve takip etmek.
  4. Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

 D) İdari Büro: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

 

  1. Birimlerce kullanılacak ve/veya kullanılan elektrik, su, telefon ve data hatları ödemelerinin zamanında yapılmasını sağlamak,
  2. Haberleşme işlemlerinin (telefon, cep telefonu, internet, data, el ve araç telsizleri) hızlı ve etkin yapılmasını sağlamak amacıyla ilgili (teknik destek sağlayacak Bilgi işlem vb.) müdürlüklerle etkin işbirliğini gerçekleştirmek,
  3. Müdürlüğün yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılacak veya yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alımlarının yürürlükte olan Kanun ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol ve denetimi ile muayene ve kabul işlemlerini yapar, hak ediş dosyalarını hazırlar,
  4. Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında yapılması gereken işlemleri yürütmek, kayıt altına almak,
  5. Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirir
  6. Tüm büro işlerinin özenle yürütülmesini sağlar,
  7. Müdürlük kalemindeki Gelen-Giden, evrak kayıt ve zimmet defterlerinin düzenlenmesi ve her türlü yazışmaları yapar ve sonuçlandırılmasını sağlar,
  8. Müdürlükte hazırlanan her türlü dosya ve evrakın düzenlemesini yapar,
  9. Müdürlükçe yapılan her türlü mal ve hizmet alımları için oluşturulacak komisyonlarda görev alır,
  10. Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  11. Müdürlük ihtiyacı olarak satınalma veya bağış yoluyla alınan tüm demirbaşların kayıt altına alınması işlemlerini yürütmek,
  12. Belediye birimlerinde kullanılacak akaryakıt (mazot, benzin, fuıl-oıl, kalorifer yakıtı) ihtiyaçlarının karşılanmasını ve ödemelerini yapılmasını sağlamak.
  13. Müdürlük bünyesinde çalışan Araçların trafik sigortası, fenni muayene ve eksoz muayenelerinin zamanında yaptırılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
  14. Personelin yıllık ücretsiz ve sosyal izinlerini takip etmek.
  15. Personelin puantajlarını hazırlayarak İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirmek.
  16. İş sağlığı ve iş güvenliği tüzüğü kapsamında belediye personelinin (işci-memur) 6 aylık  dönemlerde gerekli olan muayenelerini takip etmek.
  17. Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme

 UYGULAMA USUL VE ESASLAR:

 MADDE 8. Destek Hizmetleri Müdürlüğünün personelleri kendisine verilen görevleri konusuna göre; Uygulama Usul ve Esaslar ile  Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis kararlarına göre hareket ederler.

 ORTAK HÜKÜMLER

 MADDE 9. Destek Hizmetleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirir.

2) Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranır.

3) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

4) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışır.

5) Yıllık çalışma ve birim faaliyet raporunu hazırlar.

 YÜRÜRLÜK

 MADDE 10. Bu yönetmelik hükümleri; Atakum Belediye Meclisince kabulünden sonra yürürlüğe girer.

 YÜRÜTME

 MADDE 11. Bu Yönetmelik hükümlerini, Belediye Başkanı yürütür.