BİRİMLER
YÖNETMELİK

ATAKUM BELEDİYESİ

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ:

MADDE 1. Bu Yönetmeliğin amacı; Atakum Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün teşkilat yapısını, hukukî statüsünü, görev,  çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

KAPSAM:

MADDE 2. Bu yönetmelik, Atakum Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün; görev ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

YASAL DAYANAK:

MADDE 3. Bu yönetmelik,  5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddesinin (b) bendi hükmüne dayanılarak düzenlenmiştir.

TANIMLAR:

MADDE 4. Bu yönetmeliğin uygulamasında; 

a) Başkan             : Samsun Atakum Belediye Başkanını

b) Meclis             : Samsun Atakum Belediye Meclisini         

c) Belediye         : Samsun Atakum Belediye Başkanlığını,

d) Müdürlük      : Samsun Atakum Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

e) Personel        : Samsun Atakum Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlük Görev Alanı, Yönetim ve Yetkileri

MÜDÜRLÜK GÖREV ALANI

MADDE 5. Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev alanı aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir.  

  1. Tüm birimlerin kendi çalışma esaslarına göre hazırlanmış olan Otomasyon Programının sorunsuz çalışmasını ve birimler arası ortak olan konularda veri formatları oluşturarak, birimlerin ihtiyacı olan programsal değişiklerin yapılmasını sağlamak,
  2. Tüm bilgisayar donanımı arızalarının ve donanım ihtiyacının giderilmesini sağlamak,
  3. İlçemiz sınırları içerisindeki tüm bağımsız birimlerin, ilgili birimlerce tespiti ile koordinasyonu sağlayarak, taşınmaz envanteri ile belediye otomasyonundaki diğer bilgilerin ilişkilendirilmesini gerçekleştirmek,
  4. Bilgi işlem sisteminin teçhizatı ve programlarının alındığı kuruluşlarla ilişkileri düzenlemek, sözleşme hazırlamak, gerekli servisi almak, teçhizatın verimli, etkili, ekonomik, düzenli kullanımını sağlamak, gerekli önlemleri onaya sunmak, uygulamaya koymak,
  5. Başkan, Başkan Yardımcıları ve müdürlerin hazırlamış oldukları taslakların programsal altyapısını sağlayarak ilgili birimlerce raporların üretilmesini sağlamak,
  6. Belediyenin çeşitli birimlerinden gelen, süresi dolmuş evrak ve dosyaları, bir sisteme bağlayarak çıkartılacak dosya fihristlerine göre dökümünü yaparak arşivleyip Kurum Arşivinde muhafaza etmek.

YÖNETİM

MADDE 6. Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev dağılımı aşağıdaki şekilde oluşmuştur:

a) Bilgi İşlem Müdürü

b) Yazılım Servisi

c) Donanım ve Teknik Servis

d) İdari Büro

YETKİLERİ

MADDE 7.

 A) Bilgi İşlem Müdürünün Görevleri:

  1. Belediye Başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda Bilgi İşlem Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamakta tam yetkili ve sorumlu kişidir.
  2. Müdürlük içinde iş bölümünü sağlayarak personele gerekli görevlendirmeleri yapar ve müdürlük çalışmalarını denetlemek.
  3. Müdürlüğe gelen yazı veya dilekçelerin içeriği ile ilgili personeline sevk ve havalesini yaptıktan sonra işlemin sonucundan bilgi sahibi olur.
  4. Müdürlüğünün disiplininden sorumludur. Tüm personelinin performans durumunu izler ve gerekli değerlendirmeleri yapar, sicil amiri olarak personele sicil notu verir.
  5. Personelin özlük işlemlerini mevzuat çerçevesinde yürütür; izin planlarını yapar, rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.
  6. Müdürlük tarafından ihtiyaç duyulacak işlemlerin stratejilerini analiz ederek, uygulanabilirlik raporlarını hazırlar veya hazırlatır.
  7. Stratejik planda belirtilen Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak.
  8. Sürekli gelişen bilişim teknolojisini takip ederek,  mevcut sisteminin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlar.
  9. İş verimini artırarak zaman kaybını azaltır.

 B) Yazılım Servisi: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

  1. Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli sistem analizi, programlama, operasyon çalışmalarını yönlendirmek, nezaret etmek, denetim altında tutmak.
  2. Belediyede kullanılan tüm yazılımların yerel ve uzak ağlarda veri entegrasyonunu sağlayacak hizmetleri yapmak ya da yetkili firmalara yaptırmak. 
  3. Otomasyon yazılım programlarımızla ilgili birimlerden gelen talepleri değerlendirerek, yeni bir modül isteniyorsa yazmak ya da yazdırmak.
  4. Otomasyon Sisteminde, paket programlarda gerekli kullanıcı tanımı ve yetki ayarlarını yapmak. Her kullanıcıya şifre vererek şifrelerin gizliliği hakkında kullanıcıları bilgilendirmek.
  5. Uygulamada yaşanan değişikliklerinden dolayı  programların çalışmasında  gerekli değişikler yapılması gerekiyorsa  yapmak ya da yaptırmak.
  6. Otomasyon yazılımında meydana gelen arızaları gidermek ya da yetkili firmanın gidermesini sağlamak.
  7. İhtiyaç doğrultusunda yeni yazılımlar için analiz yapmak ve yeni yazılımlar üretmek ya da yetkili olan firmalara ürettirmek.
  8. Birimlerin ihtiyacı olan programları tespit etmek. Sistemimizde mevcut ise kurulumu yapmak yoksa teknik şartname hazırlayarak  alımını gerçekleştirmek ve programları kullanıma hazır hale getirerek  programın muhafazasını sağlamak amacıyla yedekte tutmak.
  9. Bilgisayarda bulunan verilerin gizliliği ve güvenliği hakkında kullanıcıları bilgilendirmek.
  10. Bilgi iletişimi ve bilginin işlenmesi, planlanması, tasarımı, süreç kontrolü ve üretime yönelik bilgisayar ve bilgisayara dayalı sistemlerin temel ilkeleri ve kullanıma yönelik yöntemleri araştırmak; veri yapıları ve veri tabanları, algoritmalar ile bilgisayar donanım bakımını yapmak.
  11. Belediyemiz otomasyonunda kullanılan veritabanının günlük, haftalık ve aylık olmak üzere periyodik olarak yedeğini  almak ve muhafazasını sağlamak.
  12. Programlara ait lisansların muhafazasını yapmak.
  13. Bilgisayar veya iletişim teçhizatları gibi elektronik aygıt, sistem ve teçhizatlar konusunda Belediye birimlerine danışmanlık hizmetleri vermek.
  14. Atakum Belediyesi’nin Resmi WEB sitesinin  www.atakum.bel.tr’nin  sürekli güncel tutulmasını sağlamak.
  15. Elektronik Belediyecilik sistemini kurmak ve yönetmek.
  16. SMS belediyeciliği hizmetini kurmak ve yönetmek.
  17. Belediyemiz tarafından mükelleflere yapılacak duyurular ile haber, faaliyet vb. bilgileri ilgili birimlerin verdiği bilgiler doğrultusunda web sitemizde ilan edilmesini sağlamak.
  18. Organizasyon şeması ve diğer yönetim ile ilgili değişikliklerin web sitemizde yayınlanmasını sağlamak.   
  19. Bilgisayarların tüm işlevlerini kontrol eden ve donanım ile bilgisayar yazılımları arasındaki bağlantıları kurmaya yarayan yazılımların, tasarımını yapmak, yazmak ve güncelleştirmek.
  20. İlçe ile ilgili en güncel akıllı haritaların hazırlanması ve yeni bilgilerin sisteme aktarılmasını sağlar,
  21. Başta İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Emlak İstimlak Müdürlüğü, Fen İşleri Müdürlüğü ve Mali Hizmetler Müdürlüğü olmak üzere diğer tüm müdürlüklerin çalışmalarına tematik haritalar ile destek verilmesini sağlar.
  22. Belediyemizdeki tüm birimlerde kullanılan CBS Yazılımının güvenli ve hatasız bir şekilde çalışmasını sağlamak için yazılımın bakım onarım ve güncelleme çalışmalarını yapmak.
  23. Coğrafi  Bilgi Sistemi yazılımında, yeni kullanıcı hesabı açılması, kullanıcı yetkilerinde değişiklik ve düzenleme işlerini yürütür.
  24. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

 C) Donanım ve Teknik Servis: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

  1. Belediyemizin iç ve dış birimlerdeki mevcut bilgisayarlarda kurulmuş olan programların bakım ve program güncelleştirmelerini yapmak.
  2. Bilgisayar Donanım ve yan ürünlerinin bakımını yaparak, faal halde bulundurmak, bakım-onarımını yapmak ve eğitimi ile ilgili faaliyetleri yürütmek.
  3. Donanımda arızaların olması halinde bu arızanın giderilmesini sağlamak, eğer garantisi devam ediyorsa garantisi kapsamında arızanın giderilmesini sağlamak ve bununla ilgili tüm işlemlerin takibini yapmak.
  4. Virüs, trojan v.b. zararlı yazılımlardan kaynaklanan arızaların giderilmesini sağlamak ve gerekli tedbirleri önceden almak.
  5. Arıza nedeniyle kullanılamaz duruma gelen donanımın tamirinin mümkün olmadığı ya da tamirinin ekonomik olmadığı durumlarda; donanımın hurdaya ayrılmasıyla ilgili kullanıcıya bilgi vermek, rapor hazırlamak ve yerine verilecek donanımın belirlenmesini sağlamak.
  6. Ana sunucu Bilgisayarların ve bilgisayar ağının, internet ve uzak bağlantıların sürekli güvenli ve çalışır halde tutulmasını sağlamak.
  7. Belediye birimlerinin tüm bilgisayar donanım ve yazılımlarının, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda; yeni ortaya çıkan ihtiyaçları da değerlendirerek mevcut olan donanım ve yazılımı güncelleştirmek.
  8. İç ve dış birimlere ait bilgisayarların veri iletişim altyapısını ve gerekli bağlantı hatlarını tesis ederek, kurmak ve yürütmek.
  9. İç ve dış birimlere ait bilgisayarlara kurulan haberleşme sistemi ile birimler arası dosya paylaşma ve bilgi alışverişi imkânını sağlamak.
  10. Bilgisayar, çevresel donanım, ilgili yöntem ve yazılımlar ile bunların gelişmesine katkıda bulunmak ve potansiyelini arttırmak.
  11. Donanım ve yazılım konfigürasyonları ile ortaya çıkan ihtiyaçları belirlemek için görüşmeler yolu ile bilgisayar kullanıcı ihtiyaçlarını incelemek, maliyet ve fayda analizlerini hazırlamak.
  12. Yeni hizmet birimleri için gerekli alt yapıyı hazırlamak, tüm ünitelerin gerek yazılım gerek donanım ihtiyaçlarını tespit etmek.
  13. Seminer ve eğitim organizasyonuna gerekli malzeme konusunda teknik destek vermek.
  14. Belediye müdürlüklerinin ihtiyaç envanterini yapmak, bilgi işlem sisteminin tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyacını belirlemek.
  15. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

 D) İdari Büro: Bu Birimde çalışan personeller aşağıdaki iş ve işlemleri yapmakla görevlidir:

  1. Standart dosya planına göre günlük evrak kayıt ve dosyalama işlemlerini yaparak, yasal süre içerisinde muhafaza etme işlemlerini gerçekleştirmek.
  2. Müdürlüğe gelen evrakları kayıt etmek, dosyalamak gerektiğinde cevap yazmak.
  3. Birimin ihtiyacı olan kırtasiye vb. büro malzemelerini temin etmek  ve gereksiz kullanımı önlemek.
  4. Birimlerden gelen talepleri almak ve müdürünün bilgisine sunmak.
  5. Müdürlük bütçesini hazırlamak, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
  6. Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol etmek ve süresinde cevap vermek.
  7. Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak.
  8. Birimler tarafından, Kurum Arşivi kapsamına alınan evrak ve dosyaları zimmetle teslim almak düzenli ve tertipli bir şekilde tasniflemek, elektronik ortamda erişilebilir hale  getirmek,                      
  9. Kurum Arşivine teslim edilen evraklara ulaşımlarının kolay olması için, tarih ve Standart Dosya Planı konu kodlarına göre yönetmeliklere uygun olarak dosyalamak,
  10. Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı teslim etmek, teslim edilen evrakın akıbetini araştırmak, işi biten evrakları teslim alıp tekrar yerine koymak,
  11. Arşivde bulunan malzeme ve evrakların her türlü zararlı etki ve unsurlardan (Yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb. gibi) korumak için gerekli önlemleri almak,
  12. Atakum  Belediyesi Kurum Arşiv Yönergesini hazırlamak,
  13. Ayıklama ve İmha Komisyonunu oluşturmak, komisyonda görev almak
  14. Arşivde süresini tamamlayan ve muhafazasına gerek kalmayan evrak ve malzemeleri ilgili yönetmelikler doğrultusunda ayıklama ve imha işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
  15. Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
  16. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme

UYGULAMA USUL VE ESASLAR:

MADDE 8. Bilgi İşlem Müdürlüğünün personelleri kendisine verilen görevleri konusuna göre; Uygulama Usul ve Esaslar ile  Bilgi İşlem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis kararlarına göre hareket ederler.

ORTAK HÜKÜMLER

MADDE 9. Müdürlükte çalışan tüm personel aşağıdaki maddelere uymakla yükümlüdür.

1) Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.

2)Irk, dil, din ve unvan farkı gözetmeden her personele ve vatandaşa eşit davranmak.

3)Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz ve yine herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; üzerinde kayıtlı zimmetleri görevli yetkili personele devretmedikçe görevinden ayrılmamaları gerekir.

4)Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışırlar.

5)Yıllık çalışma ve birim faaliyet raporunu performans programı göstergeleri ve gerçekleşmelerine uygun olarak hazırlayarak mali hizmetler müdürlüğüne idare faaliyet raporunun hazırlanması aşamasında konsolidasyon için teslim etmek.

6)Müdürlük bünyesindeki taşınır malların kaydı, muhafazası, tüketime sevki, dayanıklı taşınırların zimmetle verilmesi, bedelli ve bedelsiz devir işlemleri ile diğer tüm taşınır işlemlerini 18.01.2007 tarihinde çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yerine getirip, dönem sonunda çıkarılacak olan “Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabını” muhasebe yetkilisine imzalatarak hesap verilebilirliğe elverişli hale getirmek.

7)Müdürlüğün stratejik plana uygun olarak belirlenmiş olan amaç, hedef ve faaliyetlerin göre yıllık performans programını hazırlamak ve bütçe tekliflerini programa uygun olarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne vermek.

8)Müdürlük tarafından hazırlanacak olan Ödeme Emri belgesi düzenleyen kısmına “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhini düşerek birincil ön mali kontrol işlemini yapmak.

9)Mali konulardaki işlemlere ait tüm bilgileri (taahhüt dosyası, hakkediş dosyası, teminat işlemleri vb. idari işlemleri)  en geç beş (5) gün içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek.

YÜRÜRLÜK

MADDE 10. Bu yönetmelik hükümleri; Atakum Belediye Meclisince kabulünden sonra yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 11. Bu Yönetmelik hükümlerini, Belediye Başkanı yürütür.